Decentraliserat arbetssätt kräver centralisering
Vi lever i en tid av snabba omvärldsförändringar vilket ställer ökat krav på flexibilitet och förändringsbenägenhet inom alla verksamheter. Till detta kommer strukturförändringar i form av övergång från industri- till kunskapssamhälle vilken leder till fler ”kunskapsarbetare” vilket i sin tur ställer krav på ett annat typ av ledarskap.
För att möta denna utveckling har det ibland ansetts nödvändigt att inte låsa fast verksamheten i organisationsscheman och att tillämpa ett mer decentraliserat, flexibelt och agilt arbetssätt. Detta ställer emellertid krav på bra ledningssystem (och bra ledning) med tydligt definierade ramar, mål och processer samt bra (ännu bättre?) chefer.
I vår rapport från dec 2023 om tvärorganisatoriskt arbetssätt konstaterar vi att själva förändringen mot denna typ av organisation och arbetssätt har visat sig svår att få genomförd. Detta bekräftas av konsulten Henrik Ekelund på BTS (i en artikel i DI den 5 mars), och att det därför är viktigt att sätta av resurser, tid och pengar för själva förändringen i form att kompetensutveckling, kompetensväxling men också attitydförändring och förändringar i verksamhetskultur.
Intressant och anmärkningsvärt är då konsultföretaget Effektiv Styrnings artikel i mars 2024 där man anser att en allt mer komplex värld inte förenlig med de kan förenklingar som ett ledningssystem med nödvändighet innebär, och att det därför skapar problem i styrningen. Man går tom så långt och påstår att det inte finns några ledningssystem som fungerar. Istället menar man att komplexa organisationer bäst styrs av en utökad grad av självstyrning. Att denna självstyrning i sin tur kräver strukturer med ramar, mål, rutiner och processer för att överhuvudtaget fungera verkar artikelförfattaren ha bortsett ifrån.
Egentligen har man här snubblat över en paradox som blev tydlig redan under 80-talets decentraliseringsvåg (exempelvis ”riv pyramiderna” & ”platta organisationer”). Nämligen att för att ett decentraliserat arbetssätt ska fungera krävs alltid ett visst mått av centralisering. Tydligen har denna insikt lyckats glömmas bort under de 40 år som förflutit.
Man kan dock med visst fog påstå att vi sen dess haft en IT utveckling som dramatiskt förändrat förutsättningarna för gamla sanningar. Men, inget IT system i världen fungerar utan standardisering och fastlagda arbetsprocesser och för att man ska kunna ta hem en eventuell effektiviseringsvinst krävs alltid en anpassning från medarbetarna till själva systemet.
Ett tecken i tiden är kanske Dagens Industris ledare den 12 april där man konstaterar att platta organisationer lätt skapar en verksamhet med otydlig ansvarsfördelning mellan de aktörer som måste samverka för att ett resultat ska uppnås.
För att vi ska kunna anpassa oss till såväl struktur- som omvärldsförändringar krävs alltså en ökad förändringsbenägen och flexibilitet i verksamheten som uppnås genom att beslutsfattandet flyttas ut i organisationen närmare slutkunden. För att det ska vara möjligt med bibehållande av både trygga medarbetare och nöjda kunder krävs en tydlighet i arbetssättet vad gäller ansvarsfördelning, rutiner och processer.